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Monday, January 07, 2008

Gmail e o RTM no gerenciamento pessoal

No meio de dezembro passado, o Remember The Milk* (RTM) lançou uma extensão que integra os serviços dele com o Gmail. A já algum tempo antes disso, o Gmail havia lançado uma nova versão que (entre outras coisas) modificou o modo de ver as tags, permitindo que você venha colorir elas.

Isso realmente pode revolucionar a forma que você vê as possibilidades de organização. O que não quer dizer que você tenha que mudar.

Ao colorir as tags você facilita enormemente a observação de certos e-mails em sua caixa de entrada. Experimente, por exemplo, usar aquele vermelho vivo para as coisas urgentes (exemplo, "tarefas") e você nunca deixará de notar que existe algo urgente na fila.

Mas ainda assim, em uma questão de "visualização" o Gmail deixa a desejar, não que fosse um problema, mas ter uma visão geral "do todo" não é trivial no Gmail. Note que um webmail nem de perto precisa ter essa função. Note também que não é função padrão do e-mail gerenciar tarefas, no máximo ele deve apenas integra-se adequadamente ao gerenciadores de tarefas, no caso do Gmail, com o Google Calendar e com o gerenciador de contatos (que é integrado ao Gmail).

Por outro lado, o Remember The Milk sempre foi um serviço que permite excelentes formas de gerenciar e visualizar as tarefas (ou melhor, sempre foi bom naquilo faz por definição), mas pecava enormemente em dois aspectos: o de integração com uma agenda e com e-mails. Isso fazia dele apenas mais um serviço.

O primeiro o pessoal do RTM resolveu rápido. Criaram uma extensão que integrava o RTM com o Google Calendar. Isso facilitava muito na hora de gerenciar agendamentos, mas não permitia gerenciar o tempo já que a maior parte dos problemas não devia ser integrado a um calendário, já que muitas vezes temos 'deadlines' e não compromissos do dia, previsões de deadlines são importantes, mas não basta ser lembrado no último dia. Claro que antes disso o RTM já contava com um sistema de lembretes por e-mail, mas a descentralização era um pecado.

O segundo ponto demorou a ser resolvido, uma lista de tarefas que não se integre adequadamente ao e-mail é tão útil quanto uma lista de tarefas que está em uma folha de papel presa em uma parede que te obriga sempre a levantar para ver o que está escrito nela. Entenda que eu não estou dizendo que os dois devem ser um só ou que um deve fazer a função do outro, mas eles devem se comunicar de forma muito eficaz para obter o máximo de desempenho, de preferência na mesma interface.

Por essa razão, o Gmail funcionava melhor para gerenciar tarefas do que o próprio RTM (minha opinião, claro), pois os pontos fracos do primeiro era menos significativos do que os do segundo (a idéia da folha de papel presa na parede é exatamente como eu me sentia na maioria das vezes). Mas você percebeu que eles são complementares ? Percebe que quem vive na frente do computador que boa parte da sua vida registrada no e-mail e quer criar uma metodologia que te lembre o que fazer quando abre/lê os e-mails ? Observe que você sempre está se perguntando: o que fazer agora ? Qual é a próxima "ação" ? Você pode adotar o GTD ou qualquer outra forma gerenciamento pessoal na sua vida, mas francamente na hora "H", quem executa é você. E consultar/gerenciar a lista precisa ser tão viciante quanto ver o e-mail e/ou tão natural quanto respirar.

A nova extensão do Remember The Milk não é apenas bem vinda. É o que faltava para esse serviço. Aliás, é o que falta para qualquer serviço que se propõem colocar ordem na minha vida.

Eu poderia passar horas descrevendo o que fazer ou o que é possível ser feito. Mas eu prefiro recomendar dois outros textos (ambos em inglês). No primeiro, você pode ver possibilidades sobre o gerenciamento de tarefas no RTM. No segundo, você verá quais são as possibilidades que foram abertas na integração do GTM (Google Task Manager) RTM (Remember The Milk) com o Gmail. E claro, eu não preciso dizer que existem centenas de milhares de páginas sobre o assunto na internet, né ?

Eu também recomendo a leitura do texto que apresenta a integração do RTM com o Google Calendar. Apesar de eu considerar essa integração menos interessante do que a com o Gmail, ela ainda é muito útil para quem usa o Google Calendar ou tem tarefas que devem ser repetidas no tempo de forma quase indefinida (exemplo, o calendário ainda é a melhor forma de gerenciar datas aniversários a serem lembradas, já que elas nunca expiram).

Em português, tem algum texto sobre o como usar ? Sim, são mais antigos, mas ainda muito úteis. O cuidado que eu tenho em indicar esse textos são observações negativas. Muitas foram corrigidas, outras tantas foram adicionadas dependendo da idade do texto pode-se ter mais ou menos informações. Mas temos:
Mas é só isso ? Não. Mas os textos começam a ficar repetitivos. Em português existem milhares de textos que apresentam o RTM quase como propaganda, ou seja, diz que existe e pronto.

Por fim eu não posso esquecer de lembrar que a ajuda oficial é muito boa. Que no blog do serviço não apenas são publicadas as melhores informações do serviço, como as melhores percepções inicias dos novos serviços adicionados. Acompanhar o blog do RTM devia ser obrigatório para todos os usuários, pois você não apenas fica sabendo do que está acontecendo com o serviço e quais são as novidades, mas recebe informações de técnicas sobre como melhor aproveitar o RTM. Da para saber, por exemplo, que não apenas de Gmail/Google Calendar vive a integração do RTM. Tem acesso off-line com o Google Gears (que para mim é a melhor utilização do Google Gears que eu já vi) e integração com o Gnome e uma vasta lista de serviços.

Críticas ? Francamente. Eu não tenho. Mas tenho sugestões. Na nova extensão lançada existe um recuso que permite transformar em tarefas um e-mail que seja marcado com uma determinada "label". Essa nova tarefa é criada na caixa de entrada do RTM. Não seria ótimo se ao aplicar a label ele transferisse a tarefa para dentro de uma respectiva lista dentro do RTM (a ser correlacionado nas configurações). O serviço sempre pode melhorar. Eu fico feliz apenas em saber que os desenvolvedores do RTM sabem disso e sempre estão em busca de melhorar o serviço prestado.

* Alguém além de mim acha esse nome infeliz ?

1 comment:

  1. André Valongueiro8/1/08 09:21

    É isso aí, Mitre!

    E viva a vaquinha!

    Grande abraço!

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