Ordem na vida digital: O uso do e-mail

O e-mail é a ferramenta de comunicação mais utilizada pelos usuários de computador. Mas você já pensou no que é usar o e-mail ? Me permita detalhar o processo em um certo nível de simplicidade.

• Você escreve uma mensagem. Significa que você abre um editor de textos e coloca ali o que você quer que outra pessoa leia.
• Você guarda uma mensagem no rascunho. A mensagem que você já escreveu não está boa o bastante ou você que revisar seu conteúdo posteriormente e, enquanto isso, guarda a mensagem que escreveu em um lugar especial, o lugar dos rascunhos.
• Você anexa arquivos na mensagem. Sua mensagem pode ser de texto puro ou pode conter elementos gráficos embutidos ou pode conter elementos gráficos ou quaisquer anexados. Esses arquivos são, de uma forma ou de outra, preparados que outra pessoa leia.
• Você envia a mensagem. Uma vez que a mensagem esteja pronta, você envia a mensagem.
• Você envia uma mensagem para um destinatário oculto. Você pode enviar uma mensagem com cópia oculta para alguém. Esse destinatário não pode ser identificado por ninguém mais que tenha acesso a aquele e-mail, exceto você e ele próprio.
• Você lê uma mensagem recebida. Note que receber uma mensagem não é um ato em si, você tem a mensagem ou não tem. Se você vai ler a mensagem ou não é outra coisa.
• Você deleta uma mensagem. Significa que você está se desfazendo de qualquer chance de ler a mensagem novamente. Deletar aqui, nesse contexto, é definitivo, ou seja, é erradicar a mensagem.
• Você arquiva uma mensagem. Tendo você lido ou não a mensagem, você pode deletar ou arquivar a mensagem. Uma mensagem arquivada ficará guardada até o dia que resolver se desfazer dela.

Note que responder ou encaminhar uma mensagem consiste em escrever uma mensagem, mesmo que nesse último caso você muitas vezes não modifique o conteúdo.

Outro ponto, é que nada do que disse depende do cliente utilizado para ler a mensagem, embora o item anexar arquivos dependa do servidor de e-mails que enviará e receberá a mensagem, e portanto, indiretamente envolve-se com o cliente. Contudo, se pensar no cliente de desktop, ele é indiferente a esse ponto.

Você escreve uma mensagem

Escrever um e-mail devia ser interpretado como escrever uma carta. Dependendo do destinatário deve-se ter um cuidado maior com a formalidade e a norma culta da língua. Mas ao contrário de longas cartas, o e-mail pode ser curto e muito informal. Similar a um telegrama, admite gírias e abreviações. Mas há dois pontos fundamentais:

1. Quem lê, deve entender a mensagem escrita;
2. o e-mail não transmite emoções.

O primeiro item é óbvio. A mensagem deve ser passada, do contrário, não faz sentido escrever. O segundo ponto é muito importante e muita gente não percebe isso. O segundo ponto está diretamente envolvido com o primeiro. Você tem que escrever muito bem para que o leitor sinta uma ironia.

Por exemplo, você manda um texto para outro revisar e ele diz: é péssimo. O que você pensa ? O texto é ruim, certo ? Agora pense aí contigo em todas as formas, caras, bocas e gestos que podem acompanhar aquela simples frase. O "é péssimo" pode ser uma simples ironia. Como quem escreveu não colocou o contexto de forma apropriada, a emoção não foi transmitida adequadamente.

Já vi muita discussão desnecessária por causa da forma que foi escrita a mensagem não ter transmitido corretamente as emoções correlatas. Portanto, recomendo assumir que o e-mail não transmite emoções e usar esse recurso apenas quando houver ajuda gráfica ou quando o contexto deixar bem claro suas intenções.

Lembre-se que quem lê é quem realmente dá sentido a sua frase. Tudo se resume em assegurar que seu texto será corretamente interpretado.

Você guarda uma mensagem no rascunho

Oras ... você escreveu uma mensagem e não está certo de que ela representa bem o que você quer dizer, guarde-a como rascunho. Pense novamente antes de encaminhar a mensagem. Você pode pensar que isso é besteira ao desejar "Feliz Aniversário" para um amigo de infância, mas não será uma besteira quando estiver tratando de trabalho com o chefe ou um cliente. Use esse recurso sempre que necessário.

Você anexa arquivos na mensagem

Anexos podem ser embutidos no corpo do e-mail ou encaminhado como um arquivo independente. O uso desses recursos depende muito do objetivo. Felicitar um aniversário ou enviar um relatório ? Há única regra que vejo aqui é: não envie anexos que não sejam necessários.

Quando a mensagem está pronta, você envia a mensagem.

Você envia uma mensagem para um destinatário oculto

Lembre-se que existe o campo "com cópia oculta" e use-o sempre que for necessário. Você não precisa divulgar o e-mail pessoal do seu chefe para todos os seus amigos que não são do trabalho. Aliás, isso pode ser utilizado contra você no futuro.

Você lê uma mensagem recebida

Agora estamos do outro lado da linha. Você recebeu uma mensagem. O que você faz ? Você lê a mensagem. Entende seu conteúdo e toma uma ação.

Você deleta uma mensagem

Você recebeu uma mensagem. O que você faz ? Você lê a mensagem ou deleta a mensagem. Se você leu a a mensagem, você toma uma ação, que pode ser excluir a mensagem ou não.

Mas quando excluir uma mensagem ? Eu não deleto mensagem profissionais. Todas as mensagem que recebi profissionalmente desde 2004 estão arquivadas. O meu cliente de e-mail me permite isso e se o seu cliente de e-mail não permite isso é porque ele é online e não tem pop3. Porque mesmo que ele seja um e-mail que não aceite 7 GB de mensagens, você sempre pode baixar as mensagens no seu computador e deixá-las lá se tiver pop3.

Lembre-se de fazer backups periódicos da sua caixa de e-mails.

Mensagens pessoais eu sempre deleto quando não vejo motivo explícito para mantê-las. Algumas vezes eu uso o próprio e-mail para organizar os documentos que considero interessantes de serem mantidos, incluindo nessa lista de "importantes" as piadas e outras coisas mais.

Eu também mantenho "listas de discussão" e coisas assim. Faço isso desde que assinei uma lista cujo o moderador deletou permanentemente todas as mensagens da lista e eu perdi acesso ao seu conteúdo.

E por "coisas assim" entenda registros de serviços online, comprovantes de compra de mercadorias, etc.

Como eu meu e-mail é online, eu uso ele para manter uma cópia de documentos insubstituíveis. Notando que essa é apenas mais uma cópia e que o e-mail online não é garantia da nada.

Não recomendo deletar mensagens sem ter certeza de que isso é algo que você pode fazer. Para aqueles que possuem um filtro de spam, pode ser interessante verificar o que vai parar nele. Evita o risco de perder informação importante.

Você arquiva uma mensagem

Você recebeu uma mensagem. O que você faz ? Você lê a mensagem ou arquiva a mensagem ou deleta a mensagem. Se você leu a a mensagem, você toma uma ação, que pode ser excluir a mensagem ou arquivar a mensagem. Se você não deletou a mensagem, você arquivou a mensagem.

Você recebeu uma mensagem e arquivou a mensagem sem ler. Por que fazer isso ? Eu faço isso para manter a caixa de entrada limpa, utilizando filtros para remover e-mails de listas de discussão, propaganda autorizada e pré-definir comportamento com base em mensagens que me foi enviada. Os assim chamados filtros de e-mail permitem pré-definir um comportamento para um e-mail que acabou de chegar. Entre as possibilidades, temos arquivar um e-mail em uma tag ou diretório (e isso depende do cliente).

Interessante notar que isso pode ser utilizado para arquivar mensagens pessoais durante o horário de expediente, separando-as das mensagens profissionais.

Você recebeu uma mensagem, leu a mensagem e decidiu arquivar. Por que fazer isso ?

• O conteúdo do e-mail é importante,
• A mensagem não foi completamente entendida,
  
• Está aguardando a resposta de sua resposta,
• Comprovante do seu processo de trabalho,
• Referência futura sobre um determinado assunto,
  
• etc.

Não vou listar mais motivos para arquivar uma mensagem. Se o e-mail é importante ou pode se tornar importante ou se tem dúvidas disso, guarde.

Decidi guardar a mensagem. E agora ?

Alguns sistemas permite separar as mensagem apenas em tags, outros apenas em diretórios e outros com os dois recursos. Em todos os casos, com vantagens e desvantagens, é possível aplicar aquilo que parece ter sido criado apenas para tags.

Eu crio tags para:

• Pessoas e/ou grupos. Nomes ou tags que lembram pessoas ou representam grupos de pessoas, por exemplo: chefe, colegasdelab, dauniversidade, etc. Isso me permite separar as mensagem que vieram do eu chefe, dos que trabalham próximos a mim, do que trabalham na mesma empresa e eu nem sei onde é o setor deles, etc.
• Pessoal ou profissional. Separar o profissional do pessoal é importante. Muita gente tem dois e-mails distintos, contudo gerenciam pela mesma interface. Manter uma coisa longe da outra deve ser considerado algo muito importante.
• A mensagem é profissional. Classifico em relação a projeto. Tudo que se faz no trabalho está relacionado a um projeto. Mesmo que não seja nominalmente um projeto. Separe os e-mails por projetos e não tema de colocar o mesmo e-mail em dois projetos se isso for necessário. Contudo, não retribua "o favor": para cada assunto principal, escreva um e-mail. Não precisa reclamar, mas pode realinhar as cosias.
• É uma mensagem que serve de referência. Arquive de tal forma que saiba que é um referência. Se for uma mensagem profissional, será uma mensagem de um certo projeto e de uma certa referência. Isso também vale para mensagens pessoais que são referência, mas nesse caso, a tag de referências é diferente das mensagens profissionais.
  
• É uma mensagem que requer uma ação. Registre isso. Você até pode deixá-la na caixa de entrada, mas registre que é uma ação que deve ser executada um dia.
• Existem tags específicas para cada lista de discussão. Essas mensagens, muitas vezes, são mensagens de referências. Mas são muito especiais, porque tratam-se de mensagem de lista de discussão. Dê a elas uma destino único.
• A mensagem possuí uma anexo. E eu tenho uma tag específica para isso.
  

Eu tenho mensagens que chegam a ter 10 tags. Não tema em usar tags.

O cliente de e-mail

A muito tempo que eu uso apenas o Gmail. Sequer acompanho outro clientes e não posso falar sobre eles. Se eu tivesse que escolher apenas um serviço do Google, esse seria o Gmail. Seja como for a questão é sobre o que o cliente de e-mail pode oferecer.

Se você não pode colocar a mesma mensagem em dois diretórios (em geral isso é possível, mesmo sendo necessário copiar a mensagem para o outro diretório - o que aumenta o consumo de espaço o que nem sempre é uma boa solução) talvez seja complicado entender o que falei acima.

Para quem recebe muitas mensagens eu sugiro fortemente um gerenciador de e-mails que aceite tags ou que no mínimo aceite algo funcionalmente idêntico, como o suporte a subdiretórios.

Seja como for, você sempre pode criar um único diretório com o nome: projetoa.referencia.chefe. O que inclui três "tags" em um único nome. O lado bom é que obtém um controle mais preciso, o ruim é que terá muito mais trabalho para gerenciar todos os diretórios que possui.

Subdiretórios também funcionam muito bem aqui. Então, mesmo que não aceite tags ou não queria usar nomes como o projetoa.referencia.chefe, pode criar diretório proejtoa e dentro dele criar os diretórios "referencia" e "chefe" e dentro do diretório "referencia" criar o diretório "chefe" o que permite funcionar em árvore o conceito de ter os diretórios projetoa.referencia, projetoa.referencia.chefe e proejtoa.chefe.

Agora, caso tenha um canhão ao seu lado, não use apenas o estilingue. O Gmail, por exemplo, possui um sistema excelente de identificação visual das tags por diferentes cores. Também há o "Quick Links" (no labs) que permite salvar uma busca realizada no sistema. Também no labs é possível ativar as "Superstars" que dão vida nova aos e-mail marcados como "Starred". Particularmente eu utilizo esse último para dar "vida" as ações que eu devo tomar.

Quase todos os clientes de desktop que eu me lembre possui uma forma de salvar buscas e marcar prioridades (no mínimo) no e-mail recebido. Isso também é uma forma de incrementar o recurso de gerenciamento de e-mails.

Conclusão

O e-mail é uma importante ferramenta de comunicação. Não devemos ignorar a organização e o método de manter o conteúdo que passa por essa ferramenta.

Eu vejo como fundamental ter uma cópia de todos os e-mails profissionais. Mesmo de projetos antigos. Esse arquivo é uma memória fascinante da sua própria vida e registro profissional interessante.

A ferramente utilizada para gerenciar esses e-mails deve estar a altura do desafio. Se recebe 1 e-mail por dia não vai ter problemas com qualquer ferramenta que escolher. Se recebe 1000 e-mails por dia, vai ter problemas com ferramentas que não lhe permitir uma boa flexibilidade para arquivar e gerenciar os e-mails.

Esse texto detalho de forma bem direta as principais ações abordadas pelos usuários. O objetivo disso é permitir aquele que nunca havia pensado nisso pense em quais são os processos mentais que executamos ao utilizar o e-mail. E no fim aproveitei para explicar como eu organizo/arquivo meus e-mails.

Atualmente eu tenho cerca de 3 GB de e-mail. Toda essa informação está organizada conforme ideologicamente expliquei aqui. Têm funcionado muito bem comigo até hoje, mas pelo número grande de mensagens, o que eu gostaria mesmo era de que eu pudesse localizar as mensagem pela semântica do seu conteúdo. Isso deve-se ao fato de que você está guardando informações escritas por outros e que nem sempre utilizam as mesmas palavras chaves que você está pensando.

Exemplo para essa situação é se eu tivesse que procurar um e-mail que fala sobre tangerina. O problema é que o e-mail em questão estava escrito mexerica, então, eu busco sobre tangerina e não acho nada. Se a busca semântica estivesse pronta, minhas intenções estariam captadas corretamente e o resultado seria obtido. Isso é uma promessa para a Web 3.0, até lá, terei de conviver com as alternativas que possuo.