Ordem na vida digital: Os arquivos do computador

A organização da estrutura de diretórios é um dos temas mais polêmicos que existe. Muito dessa polêmica está relacionada com o fato de que cada um faz o que é melhor para si e em geral mudar pode consumir mais energia do que será economizado após a mudança (e isso acontece com muita freqüência).

Antes de mais nada, leia esse texto do Efetividade. O que vou escrever aqui pode ser considerado uma forma de responder a essa pergunta.

Embora eu não seja tão pretensioso para acreditar possuir a resposta completa para a pergunta, existem três pontos que podem ser considerados padrão para o bom convívio com os seus arquivos:

1. Separe o pessoal do profissional.
2. Tenha uma caixa de entrada, um diretório onde ficam os arquivos que estão entrando no computador e esvazie-a com freqüência satisfatória.
3. Se for usar data no nome do arquivo ou diretório, inverta a ordem natural dessa informação, ou seja, no lugar de 25-12-2009, anote 2009-12-25, isso permite que a organização por nome seja compatível com o tempo.

É comum as pessoas mais envolvidas como uso frequente do computador repeitar instintivamente as duas primeiras regras.
Minha estrutura de arquivos consiste em 5 diretórios de dados no $HOME.

• e-Library - onde ficam todos os meu documentos arquivados, inclusive artigos de internet que imprimi para pdf. É a fonte de informação de referência do meu computador.
• Entretenimento - onde estão os podcasts, fotos, imagens divertidas, piadas, todos aqueles pps que não joguei fora, vídeos baixados do youtube (porque eu não confio tanto assim no youtube). Registro da minha coleção de DVDs e cópia digital dos meus CDs de música e um diretório para as músicas que eu vou ouvir (e sim, eu separo mesmo, o primeiro é simples backup). Resumindo, é onde o computador é a central de entretenimento.
• InOutBox - É onde está a zona. O que entra 0u sai do meu computador passa por esse diretório.
  
• Profissional - Apenas material profissional.
  
• System - Arquivos de backup de configurações. Não é o backup dos dados, apenas das configurações. Por exemplo, antes de instalar uma nova extensão eu faço um backup do diretório .mozilla. E guardo aqui. Se algo der errado é só restaurar. Backups verdadeiros somente são backups se não estiverem no mesmo HD.
  

Além desses diretórios, devo incluir um diretório chamado pessoal, que está montado dentro de um sistema encriptado (da forma quase exata da explicação que está no link). Dentro desse diretório, além de comprovantes de transação bancária, IR, etc, estão o .mozilla e todos os demais arquivos de configuração que possuem dados pessoais. E assim como está na dica - foi de lá que tive a idéia - uso links simbólicos para colocar os diretórios de configuração no devido lugar.

Mas como organizar cada diretório ?

O InOutBox é onde fica a zona. Tento mantê-lo vazio, mas é quase impossível. Então o básico de sua divisão interna é "softwares", "print", "documentos" e "downloads". Mas aqui a regra é fraca. Apenas tento gravar os arquivos ali de forma que minimize o eventual arquivamento do mesmo, Entretanto, muito do que está nele é temporário, sendo deletado em pouco tempo.

O diretório de entretenimento é divido por tópico. Fotos, imagens, vídeos, podcasts, pps, etc. Também é de organização fácil, pois o Amarok e o digiKam cuidam de quase tudo e o que eles não cuidam é muito pouco. E para constar, eu sempre utilizei esses programas, mesmo quando usava o GNOME. O diretório System também segue a mesma regra, mas uso o gerenciador de arquivos para gerenciar os detalhes. Pode até ser que o tamanho desse diretório seja grande, mas o número de arquivos raramente chega a vinte, logo, é de fácil gerenciamento.

O diretório pessoal, a parte de dados pessoais (lembre-se que também há algumas configurações de programas nesse diretório), utiliza dois métodos, usa diretórios que definem o campo assunto/categoria do arquivo e diretórios nomeados por ano-mês (em casos muito particulares, ano-mês-data). Oras, eu não duplico os dados, eu uso atalhos simbólicos. Simples assim. O arquivo do imposto de renda do ano de 2008 fica no diretório IR e um alias para esse mesmo arquivo é criado no diretório "2008", mantendo o arquivo que se chama 2008-ImpostoDeRenda.zip organizado das formas possíveis. O gerenciamento por duas frentes torna tudo muito eficiente, mas é muito mais trabalhoso. Somente vale apena por ser um diretório crítico da minha vida pessoal. Note também que eu escolhi um exemplo fácil.

O e-Library é o maior diretório do meu computador. Nele, eu organizo os arquivos como se estivessem dispostos em tags, onde existem n diretórios que são "as tags". O arquivo está presente em todos eles através de atalhos simbólicos. É uma variação, menos trabalhosa, do gerenciamento do diretório de dados pessoais. Resolve problemas como: o arquivo digital "Comparação entre o GNOME e KDE.ps" fica no diretório KDE ou GNOME ? Eu coloco nos dois diretórios e não terei dúvidas quando for procurar pelo arquivo (ok, esse exemplo é bobo, mas há casos mais críticos). Subdiretórios também são utilizados. No exemplo mencionado, os diretórios KDE e GNOME estão no mesmo nível em "./Linux/Interfaces Gráficas/".

O diretório Profissional é estruturado por projetos. Projeto A, B ou C. Se o projeto A e B compartilham algumas informações em comum, elas são duplicadas. Também há diretórios não vinculados a projetos, tipo: referências, arquivo, administrativo, etc.

Mas o detalhe dessa estrutura que chama atenção é a duplicidade da informação. O motivo é simples. Quando eu arquivar o projeto A, o B pode ainda ter alguma atividade. Diretórios comuns, como referências, nunca vão ser arquivados, vão apenas crescer.

Se houver algum problema de espaço ao duplicar o arquivo, posso utilizar atalhos simbólicos, mas isso ainda não foi necessário.

Quanto ao nome dos arquivos...

Prega-se que o nome de arquivos e diretórios devem seguir um de duas regras:

1. letras minúsculas, espaços substituídos por "_", sem caracteres especiais, acentos ou qualquer outra coisa que não seja números e letras e os caracteres "-" e "_" ; exemplo: meu_arquivo_sobre_cachaca.ps
   
2. estilo wiki, onde o nome do arquivos é escrito sem espaços ou caracteres "-" e "_", e são utilizados letras maiúsculas para iniciar cada palavra do arquivo; exemplo: MeuArquivoSobreCachaca.ps

O meu estilo: Eu uso tudo que o GNU/Linux pode oferecer, de acentos e espaço a caracteres como o "$" e "&". Esteja avisado que isso não é um bom conselho. Na verdade é o pior conselho possível, porque você DEVE saber quando NÃO PODE usar esse conselho. Em outras palavras, deve saber quando esse conselho é um conselho que pode prejudicar o funcionamento do seu sistema (ou, pelo menos, de um programa em especial). Você somente pode fazer o que eu faço, se souber muito bem o que está fazendo e estiver preparado para sofrer eventuais conseqüências (e se for um pouco maluco também).

Eu também não me preocupo com o tamanho do nome. Uso o tamanho que for necessário. Quando usa-se o locate verifica-se melhor resultado se o nome do arquivo for o que tiver que ser. Isso também não é um bom conselho. Especialmente se quiser gravar em um CD/DVD ou mesmo em uma partição fat32 (para esses casos ainda é possível contornar o problema criando um arquivo compactado com um nome curto)

Backup

Todo bom geek faz backup. Se for tão paranóico quanto eu, fará um backup em cada lugar que couber e puder. Do diretório 'Profissional' eu tenho 5 backups (5 HDs diferentes, ei... eu conto com espaço para tal na universidade !!! Não sei se seria tão paranóico se não tivesse). Eram para ser 7, mas dois deram problemas. Já houve uma época que eu tive 3 backups e os 3 deram problemas no mesmo dia, aí eu subi o número para 7 (e como disse, dois deram problemas e não foram recriados em outro lugar).

Eu também tenho todo esse volume de cópias do volume encriptado onde estão os meu dados pessoais e o mesmo vale para fotografias que eu mesmo tirei.

Quatro desses discos guardam cópias que são atualizadas de forma alternada a cada 1 semana, ou seja, cada disco têm entre 1 mês e 1 semana de segurança. O quinto disco é atualizado por dia. Em todos os casos eu uso o rsync. O agendamento constitui de lembretes por e-mail para que eu ative o script manualmente do rsync. Usar o cron (e outros gerenciadores de tarefas) não deu certo porque eles não previam quando podiam sincronizar os dados e quando isso seria um idéia ruim (porque eu teria que restaurar algum arquivo).

O restante dos dados tenho apenas uma cópia, feita a cada 1 mês ou após uma grande modificação de conteúdo. Também feita com rsync.

E ainda faço uma cópia do sistema a cada 3 meses, essa é feita com o partclone.

Conclusão

Eu uso hoje, uma evolução do que usei em 1997, após eu ter dito meu primeiro problema com o Windows 95. Backups, duplicatas, organização por atalhos simbólicos (sim, no windows também era possível fazer isso, embora com menos eficiência e praticidade), etc. São quase 12 anos, e nesse meio tempo criaram o conceito de tags, GTD, entre outros. Bom, usei esses conceitos para melhorar o que já tinha e corrigir o que tive de problemas. Doze anos de uso ajudam muito na maturidade de um método. Pelo menos na hora de identificar os pontos fracos.

1. O volume de dados cresce exponencialmente com o tempo. Tentar projetar o futuro da melhor maneira possível resolve muitos problemas. Eu também gostaria que meu dinheiro para comprar HDs para backup também acompanhasse essa regra.
2. Quanto mais tempo levar para esvaziar sua Inbox, pior será na hora de organizar os arquivos.
3. Gravar em CD/DVD me fez perder muito dinheiro. Eu perdi mais de 300 CDs/DVDs por causa de problemas na mídia ou porque o backup incremental não fazia mais sentido e eu tinha que grava tudo de novo. Hoje é possível utilizar HDs. Uso DVD-RW como "disquete" moderno. E somente penso em ver a utilidade dessa idéia novamente quanto o Blu-ray de 50 GiB estiver por 5 reais na loja da esquina. Caso não sabia, em teoria, o Blu-ray tem proteção contra arranhões. Eu não sei o que isso significa, mas soa muito bem no papel. Seja como for, uma estrutura de backup não fica muito boa e confiável em DVDs. Se isso é fundamental, tenha mais de uma cópia guardada em lugares diferentes.
   

No fundo, o que eu faço é organizar a informação no computador com o mesmo método que os dados são organizados na minha mente. A palavra chave que te faz lembrar do assunto que deseja, deve te fazer chegar rapidamente no lugar onde o(s) arquivo(s) relacionado(s) a esse assunto está. Dessa forma, o trabalho para localizar um arquivo ou descobrir se existe informações sobre um certo assunto é mínimo. Esse nível de simbiose entre a organização do computador e o usuário somente é conquistada com tempo. E note que sua mente muda, então, seu sistema tem que ser facilmente adaptativo a essa modificação. Embora minha organização seja sólida, ela é flexível, adapta-se facilmente com pouco esforço a minhas necessidades.

Por fim, porém não menos importante, vale lembrar o quanto a informática mudou desde 1997. Naquele tempo, não imaginava-se programas indexadores de conteúdo. Esses programas são excelentes, mas isso não te dá o direito de colocar tudo no mesmo pote sem uma organização qualquer. O indexadores ajudam, mas não devem ser considerados a única forma de gerenciamento de arquivos. Lembrando que existem indexadores gerais, como o Beagle e o Google Desktop, e outros restritos a um certo tipo de arquivo, como o AmaroK (que deve ser o mais famoso, mas não é o único, nem no caso de músicas).

Não menospreze a necessidade de manter os arquivos organizados no seu computador. Se não fizer isso hoje, pagará mais caro amanhã. Lembre-se sempre do que escrevi no início desse texto. Muitas vezes consome-se mais energia mudando a forma que organiza seus arquivos do que se economiza usando o novo sistema organizado. Mas o que eu não disse, é que isso não significa que você estará satisfeito com seu sistema atual de gerenciamento de arquivos, simplesmente significa que não terá tempo ou paciência, etc, para fazer o que gostaria devido a enorme volume de dados que devem ser reclassificados (renomeados, movidos, copiados, etc). Portanto, a dica é nunca se permitir chegar ao ponto de dizer: "eu gostaria de ter um sistema de arquivos e diretórios organizados de forma diferente, mas não tenho disponibilidade para fazer as modificações que desejo".