GTD: Getting the Things Done

Definitivamente eu não sou a pessoa mais indicada para falar exaustivamente do assunto. Primeiro porque mesmo no nível intuitivo eu deixei muito a desejar nos critérios de organização e produtividade, mesmo isoladamente, quanto mais com a correlação necessária para ter uma alta produtividade no trabalho/estudo. Segundo, porque apesar de ler sobre o assunto exaustivamente desde junho/2006 (todas as referências você encontra aqui) dessa leitura preliminar eu concluí que só seria capaz de chegar a algum lugar lendo o livro e isso eu só terminei a umas duas semana. Terceiro, porque mesmo depois de ler o livro eu fiquei com várias dúvidas, e apenas três certezas, o esforço para implementar a técnica será recompensado, eu tenho que reler o livro e eu estava vivendo em um nível de organização e produtividades tão baixo, mas tão baixo, que seria impossível implementar sem uma etapa preliminar.

De qualquer forma, essa decisão, mais do que um modismo, é um necessidade pessoal, mesmo que eu não escolhe-se o GTD, eu precisaria de alguma coisa e essa "coisa" precisaria de me disciplinar. Enfim, eu preciso de alguma técnica de organização que seja mais efetiva do a que eu uso no dia-a-dia (ou "não") por pura intuição. Mesmo considerando a necessidade de reler o livro, eu comecei a me ajustar a técnica.

Bom, pretendo escrever nesse blog sobre minha experiência em implementar essa "técnica de administração da vida" (Será que posso chamar assim ?). A começar agora listando minhas primeiras ações e dificuldades.

Caixa de Entrada

A minha caixa de entrada é 98 % e-mail. Por isso, o software escolhido foi o GMail. Me organizar digitalmente é muito mais fácil do que fora do computador. Por isso, em um dia me organizei em labels que listam os meus projetos (tipo P:Compras, P:EmOrdem, etc), local que deve ser executado (@Computer, @Home, etc), referências (R:Reference, além de outros especifícos para grupos de discussão) e os labels de ação (!1:Task, !2:Waiting On, !3:Maybe/Some Day, !4:Finished, e usando a estrela para marcar a "Próxima Ação").

Foi realmente muito fácil colocar os meus e-mails, que sempre estiveram com labels, dentro de certas regras adicionais. Para dizer a verdade se eu só tivesse isso como problema, eu não teria problema algum. Estaria feito.

Agenda

A escolha do Gmail me levou a uma conseqüência natural. Usar "Google Calendar" como agenda de compromisso. Nunca fui do tipo de usar agenda para coisa alguma (aliás, esse é um dos motivos do caos pleno de minha organização), usar o Google Calendar tem sido bem prático. Mas eu precisaria que ele ficasse integrado com o GMail. Então, instalei um script Greasymonkey "Add Calendar Feed - GMail" e tudo está funcionando perfeitamente.

Salvando pesquisas

A essa altura alguém pode ter se perguntado de onde eu tirei os nomes que compõem as tags do meu GMail. A resposta está em duas fontes. A primeira uma extensão, a GTDGmail; no primeiro momento eu pensei que não poderia viver sem ela. Durou duas horas, aí eu a removi. Não deu certo, mas eu tirei duas boas idéias dela, usar uma letra que representasse bem um classe de categorias, exemplo, o "P:" que antecede os nomes dos projetos e usar o sistema de pesquisa do GMail com pesquisas pré-configuradas para eliminar algumas tags, exemplo: "P:GTD -in:R:Reference -in:!4:Finished", que faz uma pesquisa no projeto GTD (escrevo abaixo sobre ele) mas não olha dentro dos diretórios R:Reference e !4:Finished. Tá certo que um exemplo não revela a possibilidade de quão complexo podem ser essa relação, mas certamente coloca em primeiro plano o "Como salvar pesquisas no GMail". E isso é possível graças ao também script Greasymonkey, "Gmail Saved Searches". Com esse script eu pude salvar todas as formas de pesquisa que seriam necessárias para otimizar buscas no Gmail, simulando a presença da extensão que eu não queria mais usar.

A segunda fonte foi esse texto no blog "GTD Brasil", nele eu tirei a certeza de que seria possível usar apenas tags sem extensão alguma para completar. Mesmo que eu não tivesse o sistema que me permitia salvar as buscas. Além disso, eu me inspirei em alguns nomes que ele usou para manter a ordem que eu queria nos labels. Isso ajuda muito em qualquer busca desejada.

Criando Projetos para implementar o GTD

Como disse antes, minha desorganização era tão grande que ficava inviável me transpor para dentro de um sistema qualquer sem me prejudicar muito. Assim, um providência foi criar um projeto novo para viver uma era de transição. Eu não sei se isso seria realmente indicado, acho até que não é, mas eu precisava disso, acho que é um caso particular, eu não sei, mas era completamente necessário. E os projetos foram P:GTD e P:EmOrdem, ou seja, "GTD" e "Em Ordem". O primeiro visa controlar tudo que eu preciso fazer para me considerar usando a técnica de fato. O segundo foi criado dentro do primeiro por um motivo muito simples. Uma das principais considerações do livro é criar um sistema de referências que permita uma busca fácil. Como no meu caso isso significa colocar a "casa abaixo para construir outra" eu tive que considerar um projeto só para essa etapa, ou seja, listar o conteúdo dos meus livros, artigos, papelada e colocá-los em ordem de forma que pesquisas sejam fáceis e rápidas. O próprio projeto usa a técnica GTD, ou seja, definir objetivos claros, as etapas e o próximo passo. No meu caso essas etapas constituem várias coisas, que vai desde colocar uma estante para desamontoar as coisas a escrever o que eu tenho dentro de uma pastas/caixas qualquer que irão para essa estante.

Considerações até o momento ...

Eu estou surpreso de como poucas modificações influenciaram de forma tão significativa os resultados que venho obtendo. Eu passava a maior parte do meu tempo me organizando para começar a trabalhar naquele momento, hoje, apesar da grande estrada que ainda tenho que percorrer, eu passo menos de 1 hora por dia resolvendo questões de organização. Eu tinha o interesse de organizar o meu quarto a mais de 2 anos e nesse tempo todo eu sequer tinha conseguido colocar um "projeto" no papel. Hoje, em menos de uma semana, posso afirmar que o meu quarto está organizado. Tudo está etiquetado e todas as caixas no lugar, se ainda não tenho uma lista dos documentos, artigos, livros e apostilas que possuo, é porque isso leva tempo e eu tenho pouco para fazer isso, mas no modo geral, o fato de eu saber onde estão as apostilas ou os artigos já é de grande ajuda. Mesmo que eu jamais consiga modificar o meu "modus" de forma a usar de fato o GTD em sua plenitude, o muito pouco que eu já implementei nessa transição teve um impacto muito significativo na minha vida.

De todas as recomendações, a única considerada crucial no livro, e que eu estou chorando para pensar em fazer e que provavelmente não farei agora porque custa 145 reais, é a rotuladora eletrônica. No momento eu estou me contentando com etiquetas escritas a mão ou com canetas escrevendo diretamente nas caixas arquivo. Sei que isso pode não ser o indicado, mas 145 reais é um pouco demais no momento.

Implementar e manter o GTD exige tempo, mas o tempo ganho com essa implementação de fato vale apena. Aliás, cabe aqui os meus agradecimentos ao Augusto Campos, editor do Br-Linux, e também do Efetividade.net. Se não fosse pelo Efetividade.net e a clareza dos seus artigos, eu nunca teria pensando em ler sobre esse assunto, quanto mais teria pensando em implementar o que quer que fosse. Obrigado.